Tout document émis ou reçu par une entreprise dans l'exercice de son activité doit être conservé pendant certaines durées minimales (rien n'empêche l'entreprise de l'archiver plus longtemps). Ces délais de prescription (induits par les délais de reprise de l'administration, délais pendant lesquels elle peut mener des contrôles a posteriori) varient en fonction de la nature du document.
Document civil et commercial
| Tableau 1 relatif à la fiche F10029 | ||
| Type de document | Durée de conservation | Texte de référence |
| Contrat conclu dans le cadre d'une relation commerciale | 5 ans | art. L.110-4 du code de commerce |
| Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur | 2 ans | art. L.137-2 du code de la consommation |
| Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €) | 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation | art. L.134-2 du code de la consommation |
| Contrat d'acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers | 30 ans | art. 2227 du code civil |
| Correspondance commerciale | 5 ans | art. L.110-4 du code de commerce |
| Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire...) | 5 ans | art. L.110-4 du code de commerce |
| Document de transport de marchandises | 5 ans | art. L.110-4 du code de commerce |
Pièce comptable
| Tableau 2 relatif à la fiche F10029 | ||
| Type de document | Durée de conservation | Texte de référence |
| Livre et registre comptable (livre journal, grand livre, livre d'inventaire...) | 10 ans à partir de la clôture de l'exercice | art. L.123-22 du code de commerce |
| Pièce justificative : bon de commande, bon de livraison ou de réception, facture client et fournisseur... | 10 ans à partir de la clôture de l'exercice | art. L.123-22 du code de commerce |
Document fiscal
| Tableau 3 relatif à la fiche F10029 | ||
| Type d'impôt | Durée de conservation | Texte de référence |
| Impôt sur le revenu et sur les sociétés | 3 ans à partir de l'année d'imposition (par ex., les éléments concernant les revenus de 2010, déclarés en 2011, doivent être conservés jusqu'à la fin 2013) | art. L.169 du livre des procédures fiscales |
| Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel | 2 ans à partir de l'année d'imposition (par ex., les éléments concernant les revenus de 2010, déclarés en 2011, doivent être conservés jusqu'à la fin 2012) | art. L.169 du livre des procédures fiscales |
| Impôts sur les sociétés pour l' EIRL , des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d'exercice libéral) | 2 ans à partir de l'année d'imposition (par ex., les éléments concernant les revenus de 2010, déclarés en 2011, doivent être conservés jusqu'à la fin 2012) | art. L.169 du livre des procédures fiscales |
| Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l'audiovisuel public) | 1 an à partir de l'année d'imposition (par ex., les éléments concernant la taxe foncière due pour 2010, payée en 2011, doivent être conservés jusqu'à la fin 2011) | art. L.173 du livre des procédures fiscales |
| Cotisation foncière des entreprises (CFE) etCVAE | 3 ans à partir de l'année d'imposition (par ex., les éléments concernant les cotisations dues pour 2010, déclarés en 2011, doivent être conservés jusqu'à la fin 2013) | art. L.174 du livre des procédures fiscales |
| Taxes sur le chiffre d'affaires ( TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d'assurance...) | 3 ans à partir de l'année d'imposition (par ex., les éléments concernant les taxes dues pour 2010 doivent être conservés jusqu'à la fin 2013) | art. L.176 du livre des procédures fiscales |
Attention : les délais sont portés à 10 ans, en cas d'activité occulte : fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite...
Document social (société commerciale)
| Tableau 4 relatif à la fiche F10029 | ||
| Type de document | Durée de conservation | Texte de référence |
| Statuts d'une société, d'un GIE ou d'une association (le cas échéant, pièce modificative de statuts) | 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS) | art. 2224 du code civil |
| Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe...) | 10 ans à partir de la clôture de l'exercice | art. L.123-22 du code de commerce |
| Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée) | 5 ans | art. 2224 du code civil |
| Registre de titres nominatifs. Registre des mouvements de titres. Ordre de mouvement. Registre des procès-verbaux d'assemblées et de conseils d'administration. | 5 ans à partir de la fin de leur utilisation | art. 2224 du code civil |
| Feuille de présence et pouvoirs. Rapport du gérant ou du conseil d'administration. Rapport des commissaires aux comptes. | 3 derniers exercices | art. L.225-117 du code de commerce |
Gestion du personnel
| Tableau 5 relatif à la fiche F10029 | ||
| Type de document | Durée de conservation | Texte de référence |
| Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) | 5 ans | art. L.3243-4 du code du travail |
| Registre unique du personnel | 5 ans à partir du départ du salarié | art. R.1221-26 du code du travail |
| Document concernant les salaires, primes, indemnités et soldes de tout compte | 5 ans | art. 2224 du code civil |
| Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires | 3 ans | art. L.244-3 du code de la sécurité sociale et art. L.169 A du livre des procédures fiscales |
| Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait | 3 ans | art. D.3171-16 du code du travail |
| Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation | 1 an | art. D.3171-16 du code du travail |
| Observation ou mise en demeure de l'inspection du travail. Vérification et contrôle du CHSCT . Déclaration d'accident du travail auprès de la caisse primaire d'assurance maladie | 5 ans | art. D.4711-3 du code du travail |